A Acta - Técnicas de expressão em língua portuguesa

A Acta

A acta é a reprodução de factos, decisões e opiniões reportados a assembleias, reuniões ou conselhos. 

A acta é também na visão do mesmo autor, o relato oficial de tudo o que se passou durante a reunião de uma instituição, departamento, secção, conselho ou grupo de trabalho.

No dicionário da língua portuguesa, (PORTO, 1998), a acta é definida como uma peça em que se escreve e regista o que se passa em qualquer sessão.

A partir destes conceitos, compreendemos que a acta é um documento na qual são descritos e registados informações sobre um determinado assunto que aconteceu numa determinada instituição. Já definido a acta, vamos seguidamente tentar fundamentar de acordo com a literatura pesquisa.

Este documento é elaborado pelo secretário da reunião que tem a ingrata, difícil e a penosa tarefa de, ao longo dela, recolher os apontamentos indispensáveis à sua elaboração posterior do projecto de acta. Mais tarde, com a ajuda do presidente, em caso de necessidade, o secretário ordena e redige uma primeira versão.

Para o mesmo autor, o projecto de acta é escrito no livro de actas, cujas folhas devem estar rubricadas e numeradas – as folhas, não as páginas, pois cada folha tem duas páginas – pelo presidente da Mesa da Assembleia Geral, o mesmo acontecendo com os termos de abertura e de encerramento.

Na acta, a redacção deve ser simples, concisa e clara; não deve haver abreviaturas e os números tal como as datas escrevem-se por extenso; intervalos em branco, entrelinhas e rasuras são eliminados.

Nela são relatadas todas as intervenções dos participantes da reunião. A sua redacção obedece a uma fórmula fixa de introdução e fecho, começando-se do seguinte modo: (aos seis dias, do mês de Setembro de dois mil e dezoito, nas instalações da Faculdade de Ciências da Educação e Psicologia da Universidade Pedagógica, realizou-se uma defesa de monografia, que obedeceu à seguinte ordem de trabalhos/ ou cuja agenda encontra-se em anexo.

Estrutura da acta

A acta pode ser dividida em três partes fundamentais, que descrevemos a seguir:

      O cabeçalho – onde contem a identificação do documento e o respectivo número de ordem.

       O corpo – que comporta os relatos das várias etapas e intervenções dos participantes.

      O Fecho – que contem a fórmula fixa do fecho e as assinaturas do presidente e do secretário da reunião.

Técnicas de elaboração da acta

As técnicas de elaboração de uma acta. E nesta perspectiva, o autor refere que ao longo da elaboração da acta, há formas próprias de introdução das intervenções/falas dos participantes da reunião, como os actos de fala que a seguir elencamos:

- referindo-se à questão do…ele teria dito que…

- usando da palavra, o Sr. Mateus, afirmou que…disse

- que…realçou o facto de que…

- apelou aos presentes para que…

- questionou o facto de…perguntou,

- disse ter ficado impressionada, chateada, escandalizada com o facto de…

- Maria Companhia disse não concordar com a posição da sua colega…

- Cristelino, chefe da turma do curso de ensino de Biologia, interveio para aclarar algumas questões que constituíam embaraço…

A acta também, obedece a uma fórmula fixa do fecho, que é: (não havendo mais a tratar, a reunião foi encerrada (dada por terminada), da qual foi lavrada/(se lavrou) a presente acta, que, depois de lida, será assinada pelo Presidente (ou…) e por mim que secretariei a reunião.

De referir também que os espaços em branco, na acta, devem ser trancados de forma a evitarem-se acréscimos posteriores, e em caso de falha ao longo da redacção da acta, esta não deve ser rasurada nem borrada, devendo-se, nestes casos, acrescentar-se a palavra digo, logo depois da falha e colocando a palavra correcta pretendida. Por fim, temos os elementos discursivos que devem ser usados numa acta, como descrevemos a seguir.

Elementos discursivos da acta

Na acta uso da voz passiva e das formas do particípio passado. Um exemplo disso é: ficou acordado que…decidiu-se que as reuniões serão feitas).

É também recomendável o uso do discurso indirecto (ele disse que…).

Assim, como o uso do Pretérito perfeito, mas também das formas do imperfeito… (ele teria dito que…), coube a vez de Basília Humberto que interveio para questionar sobre se não haveria espaço para mais um ponto na agenda.

Considerações finais

Como ilações finais, pode-se dizer que a acta é um documento muito importante, pois ela serve para comprovar a decisão tomada no encontro e deve ser assinada pelo Presidente da mesa, pelo secretário e por todos os condóminos presentes, dando consciência que os mesmos estavam certos do facto no qual foi determinado. A acta de uma dada reunião é um documento que garante total veracidade sobre o ocorrido, ela é a prova do compromisso tomado.

Referências bibliográficas

Dicionário da Língua Portuguesa, 8.ed. Porto Editora, Porto, 1998.

VUNGUIRE, G. F. Técnicas de Expressão em Língua Portuguesa. Manual do Curso de Licenciatura em Ensino da Língua Portuguesa. Universidade Católica de Moçambique, Centro de Ensino à Distância. Beira, 2018.

a